Panduan Post Metabox: WhatsApp & Social: Notifikasi Admin & Laporan Instan Klien
Sub-Tab WhatsApp & Social: Notifikasi Admin pada metabox RSVPKit memungkinkan vendor mengatur pengiriman pesan laporan instan per-undangan langsung ke nomor WhatsApp calon pengantin atau admin WO, lengkap dengan pemilihan penyedia gateway khusus, penyaringan status pemicu (status trigger), serta kustomisasi template pesan dengan variabel data dinamis.
Memahami Kebutuhan Notifikasi Langsung Pengantin
Salah satu nilai tambah paling diminati dalam layanan jasa undangan pernikahan digital adalah kemampuan memberikan laporan langsung ke ponsel calon pengantin. Pengantin yang sedang sibuk mempersiapkan pernak-pernik pernikahan tentu tidak memiliki waktu untuk membuka laptop setiap saat hanya demi memeriksa apakah ada kerabat yang telah mengonfirmasi kehadiran.
Jika seluruh notifikasi RSVP dari puluhan klien menumpuk di nomor ponsel admin vendor, vendor akan kewalahan meneruskan (forward) pesan satu per satu ke masing-masing pengantin. Di sisi lain, membiarkan notifikasi terkirim untuk seluruh respon termasuk tamu yang berhalangan hadir dapat menghabiskan kuota pesan gateway dengan cepat.
WDP RSVPKit mengatasi kebutuhan ini melalui sub-tab WhatsApp Notifikasi Admin. Anda dapat mendelegasikan nomor tujuan laporan langsung ke nomor pribadi pengantin bersangkutan, membatasi pesan hanya untuk konfirmasi hadir, dan merancang kata-kata ucapan selamat yang menyentuh hati.
Prasyarat Sebelum Konfigurasi
Pastikan hal-hal berikut telah siap sebelum mengatur notifikasi:
- Gateway WhatsApp Terhubung: Akun gateway (Fonnte, StarSender, atau OneSender) telah aktif di menu Settings utama.
- Nomor WhatsApp Calon Pengantin: Dapatkan nomor ponsel aktif mempelai pria atau mempelai wanita dengan format kode negara.
- Editor Postingan Terbuka: Buka lembar kerja postingan undangan Anda di WP Admin.
Bedah Mendalam Fitur WhatsApp Notifikasi Admin
Untuk mengonfigurasi fitur ini, buka lembar kerja undangan di WP Admin, lalu navigasikan ke sub-tab WhatsApp & Social dan pilih bagian Notifikasi Admin:
1. Saklar Aktivasi & Nomor Tujuan Pengantin
Menentukan siapa yang berhak menerima laporan notifikasi:
- Kirim Notifikasi ke Pengantin: Toggle hidup/mati pengiriman laporan pesan untuk halaman undangan ini.
- Destination Phone: Masukkan nomor WhatsApp tujuan (contoh:
6281298765432). Anda dapat memasukkan nomor ponsel mempelai wanita, mempelai pria, atau nomor tim wedding organizer yang bertugas.
2. Penentuan Status Pemicu (Status Trigger & Limit)
Menghemat kuota pengiriman dengan menyaring kondisi respon:
- Hanya Status Hadir (Attending Only): Pesan hanya akan ditembakkan jika tamu memilih konfirmasi hadir. Ini adalah opsi paling populer untuk menjaga ketenangan pengantin dan efisiensi kuota.
- Semua Respon (All Responses): Mengirimkan laporan untuk seluruh respon tamu (Hadir, Berhalangan, maupun Ragu-ragu).
- Max Notification Limit: Membatasi pengiriman maksimal hingga angka tertentu (contoh: maksimal 300 pesan pertama).
3. Editor Template Pesan Khusus (Per-Post Override)
Anda dapat merancang pesan berformat rapi menggunakan huruf tebal (bold), miring (italic), serta tag variabel data tamu:
{name}: Nama lengkap tamu yang baru saja mengisi konfirmasi.{phone}: Nomor WhatsApp tamu untuk memudahkan pengantin menghubungi balik.{status}: Status kehadiran yang dipilih oleh tamu.{pax}: Jumlah porsi kehadiran yang didaftarkan.{session_name}: Nama sesi acara prosesi yang dipilih (contoh: Resepsi Sesi Siang).{wishes}: Kalimat doa restu tulus yang dituliskan oleh tamu.{dashboard_url}: Tautan langsung menuju dasbor privat kehadiran pengantin.
Tabel Referensi Post Meta Keys WhatsApp Admin
| Parameter Pengaturan | Kunci Post Meta WordPress | Contoh Nilai | Penjelasan Fungsi |
|---|---|---|---|
| Enable Post Notify | _rsvpkit_wa_admin_notify | yes / no | Mengaktifkan notifikasi untuk postingan ini |
| Destination Phone | _rsvpkit_wa_admin_dest | 6281298765432 | Nomor WhatsApp penerima laporan pengantin |
| Trigger Filter | _rsvpkit_wa_admin_trigger | attending_only | Kondisi respon yang memicu kirim pesan |
| Custom Template | _rsvpkit_wa_admin_template | TEXT (Message) | Susunan format kata dan variabel pesan |
| Sent Counter | _rsvpkit_wa_admin_sent_cnt | 142 | Jumlah akumulasi notifikasi yang telah terkirim |
Skenario Praktik Lapangan: Andy & Zhea
Calon pengantin Andy & Zhea memesan undangan digital eksklusif dan meminta agar mempelai wanita (Zhea) langsung menerima pemberitahuan setiap kali ada sahabat atau kerabat yang memastikan hadir:
- Input Kontak Pengantin: Vendor memasukkan nomor Zhea (
6281298765432) pada kolom Destination Phone. - Penyaringan Pemicu: Vendor memilih opsi Hanya Status Hadir (Attending Only) agar Zhea hanya menerima kabar bahagia kehadiran tamu.
- Penyusunan Template Ramah:
Halo Kak Andy & Zhea! Ada konfirmasi baru:
Tamu: *{name}* ({phone})
Kehadiran: *{status}* | Jatah Pax: *{pax} Orang*
Sesi Acara: *{session_name}*
Doa: "{wishes}"
Dasbor Lengkap: {dashboard_url}
- Hasil Menggembirakan: Setiap kali ada konfirmasi hadir masuk, ponsel Zhea berdering menampilkan ringkasan data yang rapi. Pengantin merasa sangat dimanjakan dengan layanan modern dari website undangan Anda.
Tips & Praktik Terbaik Notifikasi Admin
- Selalu Sertakan Tautan Dasbor: Sematkan tag
{dashboard_url}di akhir template agar pengantin dapat langsung mengklik tautan tersebut untuk memantau rekapitulasi total tanpa perlu bertanya kepada vendor. - Edukasi Klien tentang Format Nomor: Pastikan nomor pengantin yang dimasukkan menggunakan format kode negara
62tanpa tanda plus (+) atau tanda strip (-) agar pengiriman API berjalan mulus. - Manfaatkan Fitur Attending Only: Membatasi notifikasi hanya untuk status hadir terbukti menghemat hingga 40% kuota pesan WhatsApp sekaligus menjaga kotak masuk pengantin tetap bersih dari notifikasi berhalangan.